Psaní všemi deseti a obchodní korespondence

Desetiprstová hmatová metoda (psaní všemi deseti)

• Desetiprstová hmatová metoda – psaní na klávesnici bez nutnosti dívat se na klávesy, každý prst má přiřazenou pevnou skupinu kláves, ruce se opírají o tzv. základní (střední) písemnou řadu
• Základní řada – klávesy A S D F (levá ruka) a J K L Ö/; (pravá ruka); na klávesách F a J bývá hmatný výstupek, podle kterého prsty najdou správnou polohu i bez pohledu na klávesnici
• Rozložení prstů – každý prst se vrací vždy do “své” výchozí polohy na základní řadě a odtud se natahuje k okolním klávesám (horní písemná řada, dolní písemná řada, číselná řada)
• ZAV (Zvyšování Adaptability Výuky psaní, výukový program pro nácvik psaní na klávesnici) – postupný nácvik: nejdřív základní řada, pak horní a dolní písemná řada, velká písmena (přes klávesu Shift), interpunkce, číselná řada; program hlídá přesnost a postupně zvyšuje rychlost
• Cíl nácviku – nejdřív přesnost (psaní bez chyb, bez pohledu na ruce), teprve pak rychlost; opisování textu z papírové předlohy je běžné cvičení pro trénink obojího zároveň

Písemná komunikace – charakteristika

• Písemný styk – oproti mluvenému projevu je trvalý (dá se uchovat, dokázat zpětně), promyšlenější (čas na formulaci), ale chybí neverbální složka (tón hlasu, gesta) – proto je potřeba věnovat větší pozornost jednoznačnosti a zdvořilosti formulací
• Organizace písemného styku ve firmě – evidence odeslané a přijaté pošty (podací/došlá kniha nebo elektronický systém), jednotné šablony pro opakující se typy dokumentů, archivace podle typu dokumentu a zákonných lhůt

Normalizovaná úprava písemností (ČSN 01 6910)

• ČSN 01 6910 – česká technická norma pro úpravu písemností zpracovaných textovými editory; stanovuje jednotná pravidla, aby byly obchodní dopisy přehledné a profesionálně vypadající bez ohledu na to, kdo je psal
• Formáty papíru a obálek – dopisní papír formátu A4, obálky typu C6 (na čtvrtinu A4, dopis se skládá na třetiny), C5 (na polovinu A4, skládá se napůl) nebo DL (standardní obálka s okénkem pro adresu)
• Umístění adresy – adresa odesílatele v záhlaví (často už v hlavičkovém papíru firmy), adresa příjemce v přesně vymezeném poli tak, aby byla vidět v okénku obálky po složení dopisu

Tvorba obchodního dopisu

• Bloková úprava – všechny odstavce (včetně adresy, data, předmětu) začínají u levého okraje, mezi odstavci je prázdný řádek, nepoužívá se odsazení prvního řádku; dnes nejběžnější způsob
• Odstavcová úprava – první řádek každého odstavce je odsazený (tabulátorem), mezi odstavci nemusí být prázdný řádek; starší, dnes méně používaný způsob
• Povinné náležitosti obchodního dopisu – adresa odesílatele a příjemce, místo a datum vyhotovení, věc (stručný předmět dopisu tučně nebo podtržením), oslovení, vlastní text, pozdrav, podpis (jméno, funkce, případně firma), přílohy

Firma s.r.o.                                    Jan Novák
Ulice 123                                        Jiná ulice 45
100 00 Praha 10                                  200 00 Brno

V Praze dne 15. 3. 2026

Věc: Objednávka kancelářského materiálu

Vážený pane Nováku,

na základě naší telefonické domluvy Vám zasíláme objednávku
dle přiloženého ceníku...

S pozdravem

Jana Svobodová
vedoucí nákupu

Písemnosti v obchodním styku

Typický sled dokumentů při obchodní transakci:

1. Poptávka – zájemce se ptá na možnost dodání zboží/služby, cenu a podmínky
2. Nabídka – dodavatel reaguje popisem zboží, cenou, dodacími a platebními podmínkami
3. Objednávka – odběratel závazně objednává konkrétní zboží/službu za podmínek z nabídky
4. Kupní smlouva – u větších obchodů písemná smlouva se všemi náležitostmi (předmět koupě, cena, termín a způsob dodání, odpovědnost za vady)
5. Dodací list – doprovází dodávané zboží, potvrzuje, co a v jakém množství bylo dodáno
6. Faktura – daňový doklad požadující zaplacení za dodané zboží/službu, s náležitostmi danými zákonem (číslo dokladu, DIČ, datum splatnosti, součet k úhradě)

Elektronická pošta (e-mail) v obchodním styku

• I když je e-mail rychlejší a méně formální než papírový dopis, v obchodní komunikaci si zachovává základní pravidla zdvořilosti a přehlednosti
• Předmět (subject) – stručně a výstižně shrnuje obsah zprávy, příjemce podle něj pozná, o co jde, ještě než zprávu otevře
• Oslovení a pozdrav – i v e-mailu se používá (např. “Dobrý den, pane Nováku,” na začátku, “S pozdravem” + podpis na konci)
• Struktura textu – krátké odstavce, nejdůležitější informace na začátku, u delší zprávy případně odrážky
• Podpis (signatura) – jméno, funkce, firma, kontaktní údaje, obvykle automaticky vkládaný na konec každého e-mailu
• Příloha (attachment) – v textu zprávy je vhodné na přílohu upozornit (“v příloze zasílám…”), příloha by měla mít výstižný název souboru
• Kopie (Cc) a skrytá kopie (Bcc) – Cc (carbon copy) dává zprávu na vědomí dalším lidem viditelně pro všechny příjemce, Bcc (blind carbon copy) totéž, ale příjemci v Bcc navzájem nevidí, komu dalšímu byla zpráva poslána (používá se např. při hromadném rozeslání, aby si příjemci nemohli přečíst e-maily ostatních)
• Bezpečnostní zásady – ověřit adresu odesílatele u neočekávaných příloh/odkazů (možný phishing), neposílat citlivé údaje nezabezpečeným e-mailem, u důležité korespondence potvrdit doručení

Písemnosti při porušování obchodních smluv

• Reklamace – uplatnění nároku na odstranění vady dodaného zboží/služby (oprava, výměna, sleva, odstoupení od smlouvy); obsahuje popis vady, doklad o koupi, požadovaný způsob vyřízení
• Urgence – upomenutí, když druhá strana nesplnila svůj závazek (např. nedodala zboží ve sjednaném termínu), s výzvou ke splnění v novém termínu
• Upomínka – výzva k úhradě dlužné částky po splatnosti faktury, obvykle odstupňovaná (první upomínka zdvořilá, další přísnější, poslední před právním vymáháním)

Personální písemnosti

• Životopis (CV) – přehled vzdělání, praxe, dovedností a jazykových znalostí uchazeče o zaměstnání; strukturovaný formát (např. Europass) usnadňuje zaměstnavateli rychlé porovnání uchazečů
• Žádost o místo (motivační dopis) – doplňuje životopis, vysvětluje motivaci ucházet se právě o danou pozici a v dané firmě
• Pracovní smlouva – povinné náležitosti: druh práce, místo výkonu práce, den nástupu; dále obvykle mzda, zkušební doba, výpovědní lhůta
• Žádost o přeložení / o neplacené volno / kratší pracovní dobu – formální žádosti zaměstnance vůči zaměstnavateli v průběhu pracovního poměru
• Ukončení pracovního poměru – nejčastěji výpověď (jednostranné ukončení s výpovědní lhůtou), dohoda (oboustranná shoda na datu ukončení), okamžité zrušení (jen ze zákonem daných závažných důvodů)