Dokumentace

2. Dokumentace

Právní úprava účetní dokumentace a její význam

• Zákon o účetnictví vymezuje vedení účetnictví jako soustavu účetních záznamů
• Účetnictvím se rozumí zaznamenávání dat o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, o výnosech a výsledku hospodaření
• Účetní záznam zahrnuje prakticky veškeré písemnosti, počínaje účetním dokladem a konče výroční zprávou
• Jednotlivé účetní záznamy musí na sebe navazovat

Účetní písemnosti

• mezi účetní písemnosti patří zejména: účetní doklady, účetní knihy, účetní závěrky i výroční zprávy, vnitropodnikové směrnice, jiné účetní písemnosti

Členění účetních dokladů

1. Členění účetních dokladů podle druhu
2. Faktury vystavené (FAV)
   • vystaví se v případě prodeje našich výrobků či služeb
   • vzniká tím pohledávka za odběratelem a výnos
3. Faktury přijaté (FAP)
   • firma dostává od svého dodavatele a znamená to závazek
4. Příjmové pokladní doklady (PPD)
   • používají se u plateb za hotové
5. Výdajové podkladní doklady (VPD)
   • účtují se na výdaje v hotovosti
6. Bankovní výpisy (VBÚ)
   • informují účetní jednotku o pohybu peněz na Bankovních účtu
7. Vnitřní účetní doklady (VÚD)
   • slouží pro zaúčtování hospodářských operací v podniku (např. výdejky, příjemky, výplatní listiny)
8. Členění účetních dokladů podle počtu dokumentovaných účetních případů
9. Jednotlivé - dokumentují jednu hospodářskou operaci
10. Sběrné - shrnují několik hospodářských operací
11. Členění účetních dokladů podle místa vzniku
12. Vnější (externí) - mají vztah k účetním případům v okolí podniku (faktura přijatá, vystavená, výpis bankovního účtu)
13. Vnitřní (interní) - účetní případy, které se uskutečnili pouze uvnitř podniku (příjemka, výdejka, zúčtovací a výplatní listina)

Náležitosti účetního dokladu

• Účetní doklad je záznam o hospodářských jevech v podniku, který musí obsahovat určité náležitosti:

1. Název účetního dokladu
2. Popis účetního dokladu
3. Popis účastníka (jméno, příjmení, název firmy)
4. Peněžní částka (za jednotku a za celkové množství)
5. Okamžik vyhotovení (datum a čas)
6. Okamžik uskutečnění účetního případu
7. Podpisový záznam osoby zodpovědné za účetní záznam

Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování

• proces od vzniku dokladů do skartování (zničení) dokladů

1. Přezkoušení správnosti:
2. Formální - jestli má všechny náležitosti jaké mají doklady mít
3. Věcná - kontrola správnosti údajů na dokladu
4. Příprava k zaúčtování:
5. Třídění
6. Očíslování (např. 05/2015)
7. Účtovací předpis
8. Zaúčtování
9. Úschova (archivace)

   • ze zákona o účetnictví vyplívá 5letá úschova

   • ze zákona o DPH vyplívá 10letá doba úschovy daň. dokladů

   • mzdová agenda se uchovává 30 a více let

     5) Skartace

Účetní zápisy v účetních knihách

• Účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih
• Účetní jednotky účtují v soustavě podvojného účetnictví
• Účtují v:
  1. v deníku (časové uspořádání)
  2. v hlavní knize (uspořádání z věcného hlediska)
  3. v knihách analytické evidence (v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlav.knihy)

Opravy účetních záznamů

1. Bezdokladová - opravíme jednou čárou a vedle napíšeme opravený doklad+datum a podpis
2. Dokladová - zhotovení nového dokladu (starý se přeškrtne a napíše se storno)

Vyhotovení účetních dokladů

• účetní doklady se vyhotovují bez odkladu
• zákon o DPH- určuje vyhotovení daňových dokladů do 15 dnů od účetního případu